La gestion efficace des absences des employés est devenue un aspect clé de la réussite des entreprises. Dans cet article, nous allons aborder les défis liés à la gestion des absences.
- Importance du suivi du temps de travail des employés
- Présence vs Travail, Productivité, Présentéisme, Retard, Absence, Absence Prévue, Absentéisme
- Conséquences de l’Absentéisme
- Importance du Suivi des Absences
- Processus de Suivi des Absences
- Politique d’Assiduité des Employés
- Indicateurs Clés du Suivi des Absences
- Prévenir et Réduire l’Absentéisme
- Principaux Points à Retenir
Importance du suivi du temps de travail des employés
Le suivi du temps de travail des employés, qu’il s’agisse du temps de présence ou d’absence, est une exigence réglementaire. Il permet de :
- Calculer les éléments variables de la paie
- Rémunérer les heures supplémentaires
- Calculer les droits au congé
- Garantir les droits des employés en cas d’accident du travail
- Motiver les décisions disciplinaires ou de licenciements liés à l’absence,
- etc.
Exceptions et cas particuliers
Le personnel de direction, appelé également « cadres supérieurs », ont souvent une plus grande flexibilité dans leurs horaires de travail.
Ils peuvent ne pas avoir droit à la rémunération des heures supplémentaires, par exemple.
Présence vs Travail, Productivité, Présentéisme, Retard, Absence, Absence Prévue, Absentéisme
Voici des notions clés associées au suivi des absences des employés :
Présence vs Travail vs Productivité
Il est essentiel de bien distinguer les notions suivantes :
- « Aller travailler » indique la présence physique sur les lieux de travail
- «Travailler » implique le dévouement aux tâches et l’obtention de résultats
- «être Productif » fait référence à la capacité de produire un travail de haute qualité dans un délai donné
Si le respect des heures de travail est obligatoire, la loi exige également que les employés accomplissent leurs tâches avec efficacité.
Les employeurs sont également tenus de fournir aux employés, des conditions de travail adéquates pour qu’ils puissent accomplir efficacement leurs tâches.
La présence physique ne devrait donc pas être valorisée, au-delà de ce qu’exige la loi, au détriment de la productivité.
Présence vs Présentéisme
Le présentéisme se produit lorsqu’un employé se présente au travail même s’il n’est pas en mesure de travailler. Une telle situation peut nuire à la productivité :
- L’employé peut s’épuiser professionnellement
- Il risque de se blesser ou de blesser ses collègues
- S’il est malade, il peut potentiellement transmettre sa maladie à ses collègues
Présence vs Retard
Un retard au travail se produit lorsque l’employé arrive en retard, prolonge ses pauses déjeuners, ou fait des pauses prolongées.
En fonction de la politique de l’employeur, un retard de plus de 2 heures peut-être considéré comme une demi-journée d’absence.
Présence vs Absence
L’absence est le fait de ne pas se présenter au travail ou de ne pas rester au travail, quelle qu’en soit la raison.
Absence Prévue
Appelée également absence planifiée, il s’agit d’une absence autorisée, demandée à l’avance par l’employé, pour des raisons telles que des vacances, une formation, la naissance d’un enfant.
L’employeur dispose d’un préavis suffisant pour embaucher du personnel temporaire ou ajuster la charge de travail jusqu’au retour de l’employé absent.
Absentéisme
L’employé s’absente du travail sans préavis, en raison d’une maladie, d’un accident, d’une urgence ou autres circonstances imprévues.
L’employeur doit s’adapter à l’absence imprévue de l’employé pour assurer la continuité du travail en ayant recours par exemple, aux heures supplémentaires.
Certaines causes de l’absentéisme peuvent passer inaperçues :
- Violence et harcèlement au travail : l’employé choisit de prendre un congé plutôt que de faire face à son agresseur
- Un employé peut ne pas avoir les compétences nécessaires pour réaliser son travail et préfère s’absenter
- Un employé peut éviter de prendre son congé annuel et finit par s’épuiser
- Un employé peut avoir, tout simplement, une mauvaise éthique de travail
Conséquences de l’Absentéisme
Les urgences se produisent et un employé qui s’absente ou qui arrive en retard de temps en temps, peut sembler sans impact.
Cependant, que se passerait-il si l’absence imprévue n’était plus occasionnelle, et devenait plutôt un modèle de comportement ?
L’absence fréquente d’un ou de plusieurs employés, peut entraîner les conséquences suivantes :
- Perturbation des flux de travail
- Augmentation du stress et diminution de la productivité des employés non absents, qui font face à la charge de travail supplémentaire
- Augmentation des coûts en raison de la nécessité de remplacer temporairement les absents, ou de payer des heures supplémentaires
- Diminution de la satisfaction des clients
- Baisse de la rentabilité
Importance du Suivi des Absences
Suivre les absences des employés permet de détecter d’éventuels problèmes dans l’entreprise :
- Problèmes de santé et de sécurité
- Violence, intimidation, harcèlement, conflits au travail
- Exigences professionnelles élevées et manque ou absence de formation
- Inégalités, peu ou pas de reconnaissance des employés
- Autres problèmes au sein de la culture d’entreprise qui aurait un impact sur le bien-être des employés
Toute absence d’un employé doit être tracée, cela permet à l’entreprise de :
- Organiser les flux de travail, les formations, les congés payés
- Suivre les habitudes de présence et d’absence des employés
- Connaitre les employés qui s’absentent fréquemment et comprendre les causes
- Réagir vite et trouver des solutions
- Discuter des absences avec les employés dans le cadre du processus d’évaluation
- Documenter et appuyer les décisions en cas de problèmes disciplinaires ou de licenciements liés à l’absence
Processus de Suivi des Absences
Voici quelques lignes directrices pour suivre les absences des employés :
- Connaître les lois du travail
- Définir des règles claires liées à la présence ou absence des employés dans l’entreprise, en conformité avec les lois du travail
- Informer les employés de ces règles
- Collecter et analyser les données liées aux absences des employés
- Détecter les éventuels problèmes et trouver des solutions
Politique d’Assiduité des Employés
Une politique d’assiduité est un document qui indique clairement les règles liées à la présence des employés sur les lieux de travail, les retards, les départs anticipés et les absences.
Elle joue un rôle crucial en expliquant les attentes de l’entreprise en matière de comportement au travail.
La politique d’assiduité des employés devrait définir clairement :
- Les différents types d’absences et les conséquences respectives
- Le processus de demande des congés et le processus d’approbation
- Les mesures disciplinaires en cas d’absences non motivées ou de retards fréquents
- etc.
Indicateurs Clés du Suivi des Absences
L’analyse des données peut aider l’entreprise à :
- Identifier les causes des absences
- Analyser les tendances en matière d’absentéisme
- Déterminer quels employés s’absentent fréquemment
- S’attaquer aux causes profondes
- Réduire le taux d’absentéisme
Les informations fournies par l’analyse des données peuvent être utilisées pour :
- Élaborer des interventions ciblées pour prévenir et réduire l’absentéisme
- Mesurer l’efficacité des stratégies de réduction de l’absentéisme au fil du temps
L’utilisation d’un outil automatisé de suivi des absences contribue à :
- Simplifier le suivi du temps de travail des employés
- Planifier les congés
- Surveiller la conformité au droit du travail
- Analyser efficacement les données liées au temps de travail des employés
- etc.
KPIs Absences des Employés
Les indicateurs suivants, fournissent des informations clés sur l’absence des employés :
- Nombre d’employés absents, nombre de jours d’absence, nombre moyens et maximum de jours d’absence, jours de travail perdus et le taux d’absentéisme
- Analyse des types et causes des absences
- Analyse des absences par catégorie professionnelle, profession, ancienneté des employés, département, site ou division de l’entreprise
- Analyse des absences par tranche d’âges des employés, sexe et comparaison des absences des hommes par rapport aux femmes
- Evolution mensuelle et annuelle des absences des employés
Matrice des Absences
Indique quels employés sont fréquemment absents du travail et les raisons de ces absences :
- Nombre total de jours d’absence par employé, classés par type d’absence : absence planifiée ou absentéisme
- Nombre total de jours d’absence par employé et par motif d’absence
Calendrier des Absences
Permet aux gestionnaires de visualiser le calendrier de présence, la disponibilité, ou l’absence de chaque employé :
- Présence ou absence des employés, au jour le jour et mois par mois
- Dates de début et de fin, motif, nombre de jours d’absence de chaque employé
- Indique qui est absent aujourd’hui et dans les semaines à venir
Synthèse des Absences par Employé
Fournit une vue détaillée des absences de chaque employé :
- Aperçu de toutes les absences de l’employé, y compris le nombre de jours par motif d’absence
- Calendrier des absences de l’employé : indique les absences de l’employé sur une année entière, le type d’absence, les dates de début et de fin
Rapport Heures Supplémentaires
Permet de suivre le temps de travail de chaque employé :
- Par semaine : heures travaillées et heures supplémentaires
- Par mois : heures travaillées et heures supplémentaires
- Par année : heures travaillées et heures supplémentaires
Prévenir et Réduire l’Absentéisme
S’il n’est pas maîtrisé, l’absentéisme peut devenir un frein au développement de l’entreprise.
La reconnaissance et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut réduire considérablement l’absentéisme.
Les employés sont plus susceptibles d’être engagés dans leur travail lorsqu’ils se sentent valorisés et soutenus par leur employeur.
Voici quelques stratégies qu’il est possible de mettre en œuvre afin de réduire le taux d’absentéisme et optimiser la productivité des équipes :
- Suivre l’absentéisme, ses causes et son évolution dans l’entreprise
- Créer un environnement de travail plus sain, améliorer le bien-être des employés
- Proposer des modalités de travail souples (horaires flexibles, télétravail)
- Encourager les employés à utiliser leurs jours de congé
- Former et développer la carrière des employés
- Discuter avec les employés et les motiver
- Reconnaître et récompenser l’assiduité et la productivité
Considérations juridiques à prendre en compte lorsqu’on aborde l’absentéisme :
Les employeurs doivent gérer l’absentéisme en connaissant les cadres juridiques. Il est crucial de s’assurer que les efforts visant à réduire l’absentéisme ne sont pas discriminatoires à l’égard des employés ayant des raisons légitimes pour leurs absence.
Principaux Points à Retenir
La gestion efficace des absences des employés est devenue un aspect clé de la réussite organisationnelle.
Un outil automatisé de suivi du temps de travail des employés aide à comprendre les causes des absences et à trouver des solutions.
L’absentéisme des employés peut diminuer la productivité, la rentabilité et le moral des équipes.
La prévention et la réduction de l’absentéisme au travail est une bataille permanente.
L’élaboration de stratégies proactives peut aider à le prévenir et à le réduire.
