Les fournisseurs (et les vendeurs) sont les principaux partenaires commerciaux de l’entreprise. Les ruptures de stocks, les déséquilibres entre les coûts et la qualité ainsi que le manque de coordination avec les fournisseurs peuvent plonger l’entreprise dans de graves difficultés.
Dans cet article, nous allons aborder les étapes clés du processus de sélection des fournisseurs, l’évaluation et le choix des fournisseurs les plus adaptés aux besoins d’approvisionnement de l’entreprise.
Qu’est-ce que la Sélection des Fournisseurs ?
Le processus de sélection des fournisseurs est une méthode organisée visant à trouver, évaluer et choisir le fournisseur le plus adapté pour l’approvisionnement de l’entreprise en matières premières, biens intermédiaires et en services.
Importance de la Sélection des Fournisseurs
Les ruptures de stocks, les déséquilibres entre les coûts et la qualité ainsi que le manque de coordination avec les fournisseurs peuvent plonger l’entreprise dans de graves difficultés. Les raisons de ces problèmes se trouvent souvent dans le processus de sélection.
Des failles dans ce processus ou une mauvaise application d’une méthode adéquate, peuvent conduire à la sélection de fournisseurs inappropriés et engendrer des complications par la suite. Un processus de sélection des fournisseurs approprié est essentiel pour la continuité de l’entreprise.
Choisir le bon fournisseur peut aider à :
Optimiser les coûts
Un processus adéquat peut aider l’entreprise à négocier des prix compétitifs auprès de fournisseurs offrant les meilleures conditions. Cela peut réduire les coûts et améliorer la rentabilité.
Réduire les risques
Les fournisseurs incompétents peuvent être une source majeure de ruptures des stocks, de dépassements budgétaires et de problèmes de qualité dans l’entreprise. La mise en place de processus de sélection efficace pour les fournisseurs, aide l’entreprise à prévoir et à réduire ces risques.
Établir des relations solides avec les fournisseurs
Les fournisseurs (et les vendeurs) sont les partenaires commerciaux les plus importants de l’entreprise. Leur capacité à fournir à des prix compétitifs et dans des délais précis est primordial. Cependant, la fiabilité à long terme et les relations solides sont essentielles pour la pérennité de l’entreprise face à des marchés en constante évolution.
Un processus de sélection approprié permet d’établir des relations solides et avantageuses pour les deux parties.
Un processus de sélection réussi, offre également les avantages suivants :
- Aide à trouver les fournisseurs les plus fiables.
- Améliore l’efficacité tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
- Assure l’uniformité de la qualité des produits et services de l’entreprise sur le long terme.
Étapes du Processus de Sélection des Fournisseurs
1. Définir les besoins et établir les critères de sélection
Il est nécessaire pour l’entreprise, de bien définir ses besoins, pour chaque matière première, bien intermédiaire et service :
- Spécifications techniques
- Normes de qualité
- Volumes attendus
- Budget et Prix attendus
- Délais de livraison, etc.
Définir les Critères de Sélection
Les critères de sélection des fournisseurs sont une liste de vérification utilisée par l’équipe d’approvisionnement pour évaluer les caractéristiques des fournisseurs en fonction des besoins de l’entreprise.
Les critères d’évaluation et de sélection doivent êtres, prédéfinis, mesurables, et réellement pertinents pour l’entreprise.
Voici un exemple de critères à prendre en compte lors de l’évaluation des fournisseurs :
| Prix | • Le fournisseur a la capacité à respecter les objectifs de prix ou à les réduire • Il est possible de négocier des modalités de paiement flexibles avec le fournisseur |
| Livraison et logistique | • Le fournisseur est capable de respecter les délais de livraison • Les coûts logistiques sont compétitifs |
| Livraison et logistique | • Le fournisseur a une bonne réputation basée sur les performances passées • Le fournisseur possède une expertise technique |
| Service client | • Le fournisseur offre un support technique fiable • Les clients existants du fournisseur sont satisfaits |
2. Rechercher et présélectionner des fournisseurs
Voici quelques propositions pour faciliter la recherche de fournisseurs :
- Consulter les annuaires de fournisseurs en ligne et auprès des chambres de commerce et d’industrie.
- Participer à des salons professionnels, nationaux et internationaux.
- Utiliser impérativement, la liste des critères de sélection durant la présélection des fournisseurs.
L’issue de cette étape sera une shortlist de fournisseurs potentiels, accompagnée d’informations concernant chaque critère de sélection.
3. Demander des propositions
À ce stade, il est nécessaire de contacter les fournisseurs présélectionnés, de leur décrire vos besoins et de leur demander de soumettre leurs propositions.
L’entreprise peut créer un modèle d’appel d’offres afin d’harmoniser les réponses des différents fournisseurs. Un tel modèle d’appel d’offres pourrait comporter les éléments suivants :
Modèle d’Appel d’Offres
- Description des besoins
- Caractéristiques techniques
- Normes de qualité
- Délais de livraison
- Budget et prix attendus
- Exigences réglementaires, le cas échéant
- Autres conditions
4. Évaluer les propositions en utilisant une matrice de décision
Durant cette étape, il est essentiel de :
- Analyser chaque offre par rapport aux critères de sélection.
- Vérifier les références de chaque fournisseur.
L’utilisation d’une matrice de décision peut aider l’entreprise à évaluer et à sélectionner les fournisseurs au cours de cette phase.
Matrice de Décision
Une matrice de décision, est un outil d’analyse qui permet de choisir entre plusieurs options, en fonction d’une liste de critères de sélection.
Une matrice de décision pondérée, permet de choisir en fonction de plusieurs critères ayant une importance variable.
Voici un exemple pour l’évaluation de deux fournisseurs, notés sur 10, sur 2 critères de sélection qui sont le Prix et le Service après-vente :
Évaluation des deux fournisseurs avec une matrice de décision simple
- Notes du Fournisseur1 : pour le Prix ► 8, pour le SAV ► 6
- Notes du Fournisseur2 : pour le Prix ► 6, pour le SAV ► 8
Total des notes des fournisseurs :
- Fournisseur1 : 8 + 6 ► 14
- Fournisseur2 : 6 + 8 ► 14
- Les deux fournisseurs sont égaux, il est difficile de les départager !
Évaluation des deux fournisseurs avec une matrice de décision pondérée
- Chaque critère de sélection se voit attribuer une pondération, c’est-à-dire, une importance, en fonction des priorités de l’entreprise.
- La pondération est exprimée en pourcentage.
Pour notre exemple, l’entreprise considère le Prix comme prioritaire. Elle a donc attribué les pondérations suivantes à ses critères de sélections :
- Pondération ou Importance du Prix : 70%
- Pondération ou Importance du Service après-vente : 30%
Évaluation des deux fournisseurs avec une matrice de décision pondérée :
- Notes pondérées du Fournisseur1 : pour le Prix ► 8 x 70%, pour le SAV ► 6 x 30%
- Notes pondérées du Fournisseur2 : pour le Prix ► 6 x 70%, pour le SAV ► 8 x 30%
Total des notes des fournisseurs :
- Fournisseur1 : (8 x 70%) + (6 x 30%) ► 7,4
- Fournisseur2 : (6 x 70%) + (8 x 30%) ► 6,6
- Le meilleur fournisseur pour l’entreprise est le Fournisseur 1 !
Exemple de Matrice de Décision Pondérée Automatisée
1- Liste des critères de sélection des fournisseurs avec leur pondérations respectives :
2- Évaluation des fournisseurs sur chaque critère de sélection :
3- Sur la base des critères d’évaluation des fournisseurs : Prix, Conditions de paiement, Service client, Durabilité, Réputation, etc. le fournisseur 6 est le meilleur, il a un score total pondéré de 6,35.
Le fournisseur 14 a un meilleur score pondéré que le fournisseur 6, sur le critère Prix.
4- Lorsque seuls les critères Prix et Conditions de paiement sont sélectionnés, il apparaît que le fournisseur 14 est le meilleur, suivi du fournisseur 4.
5- Voici les meilleurs fournisseurs selon les critères de sélection : le fournisseur 7 offre les meilleures conditions de paiement et le fournisseur 9, le meilleur service client.
5. Sélectionner et négocier
L’entreprise doit prendre une décision basée sur l’analyse effectuée précédemment :
- Sélectionner les propositions qui répondent à son besoin et ses priorités.
- Commencer les négociations sur les prix, la logistique et d’autres conditions générales.
- Les meilleurs fournisseurs sont les partenaires commerciaux à long terme, il est donc recommandé de négocier un accord qui soit avantageux pour les deux parties.
6. Signer les contrats
Cette étape implique la signature de documents juridiques tels que des contrats de confidentialité, des droits de propriété intellectuelle, des accords de non-concurrence, entre autres.
La majorité des entreprises délèguent ces responsabilités à des professionnels du droit possédant une expertise dans la gestion des fournisseurs.
Principaux Points à Retenir
- Les fournisseurs (et les vendeurs) sont les principaux partenaires commerciaux de l’entreprise.
- Chaque phase du processus de sélection revêt une importance capitale.
- Néanmoins, la définition des besoins et l’identification des fournisseurs potentiels exigent une attention maximale.
- Il est également essentiel d’agir avec prudence lors des négociations et signature des contrats.
- Il est conseillé d’utiliser un outil d’aide à la décision, tel que la matrice de décision pondérée.
