Dans cet article, nous allons aborder les pièges les plus courants en gestion de projet et les moyens de les éviter.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet consiste à :
- Définir clairement les résultats attendus du projet
- Découper le projet en tâches et les ordonnancer
- Estimer la charge de travail nécessaire à les réaliser
- Estimer les ressources nécessaires :
- Les ressources humaines : personnes, compétences et niveau de compétences
- Le temps : les délais nécessaires, les échéances, les deadlines
- Les moyens matériels : équipements, technologies, matériaux, matières premières, licences, autorisations, permis, etc.
- Les moyens financiers : la trésorerie, l’argent
- Choisir les partenaires : fournisseurs, sous-traitants, assureurs, banques, etc.
- Définir les rôles et responsabilités de chaque intervenant
- Identifier les risques et prévoir un plan d’action
- Définir le budget du projet, y inclure le coût des risques
- Créer le planning, le calendrier du projet, tenir compte des jours ouvrables, jours fériés et congé payés
- Définir les outils de suivi et les indicateurs à suivre pour contrôler l’avancement du projet, le plan de charge des différents intervenants, les dépenses et le budget
- Choisir les outils de communication avec les différents intervenants : réunions régulières, messagerie, chat, point projet quotidien, etc
Les principaux pièges de la gestion de projet :
Il est essentiel d’être conscient des pièges les plus courants de la gestion de projet. La majorité des chefs de projet sont confrontés à ces défis :
- Erreurs dans l’estimation des délais, retards de projets
- Erreurs dans l’estimation des coûts, dépassement budgétaire
- Erreurs dans la gestion des ressources humaines
1. Les erreurs dans l’estimation des délais, retards de projets
Le piège :
- Négliger la définition et la validation du périmètre projet, des livrables, la charge de travail
- Fixer les délais sans avoir de données fiables sur le projet
- Estimer vaguement les délais
- Fixer des délais court pour satisfaire le client
- Truquer les délais pour gagner un marché
- Définir des délais trop serrés
- Réduire les délais et demander aux équipes de travailler plus.
- Ne pas avoir d’expérience suffisante sur des projets similaires
- Ne pas anticiper et/ou mal gérer les retards
- Ne pas assurer la coordination entre les différents intervenants
- Sous-estimer les risques :
- Retards fournisseurs, pénurie de matières premières
- Demandes additionnelles du client ou ajustements pendant l’exécution du projet
- Absentéisme, turnover, y compris chez le client et les partenaires
- Résistance au changement chez le client
- etc.
- Ne pas suivre les délais, les échéances et l’avancement du projet
- Ne pas réagir en cas de problème
Les conséquences :
- Échéances projet non respectées
- Recours aux heures supplémentaires
- Dépassement budgétaire
- Conflits professionnels
- Conflits interpersonnels
- Augmentation du stress et des risques d’accidents du travail
- Insatisfaction du client, perte de clients, mauvaise réputation de l’entreprise
Comment éviter le piège :
- Suivre le processus de gestion de projet : Définir clairement et valider le périmètre projet, les livrables, les résultats attendus, la charge de travail, les priorités, etc.
- Établir un planning basé sur des données fiables et réalistes
- Calculer autant de risques que possible dès la phase de planification du projet
- Prévoir une marge dans le calendrier de livraison
- Trouver un juste milieu entre les attentes élevées du client et des délais réalisables
- Assurer la coordination de tous les intervenants du projet
- Sélectionner les fournisseurs, prévoir des clauses de pénalité de retard dans les contrats, prévoir une liste de fournisseurs alternatifs
- Fixer des dates limites pour la prise en compte des modifications demandées par le client et les contractualiser, refuser les modifications le cas échéant
- Comprendre la peur du changement et le besoin d’adaptation, impliquer les futurs utilisateurs en amont du projet, expliquer, former, rassurer, accompagner, les faire adhérer au changement plutôt que de l’imposer
- Suivre les indicateurs d’avancement du projet
- Réagir en cas de problèmes
2- Erreurs dans l’estimation des coûts, dépassement budgétaire
Le piège :
- Négliger la définition précise des ressources nécessaires à la réalisation du projet
- Estimer les coûts en se basant sur des données inadéquates ou obsolètes
- Sous-estimer la complexité, la difficulté, la durée ou l’incertitude du projet
- Ne pas inclure le coût des risques :
- Modifications des besoins ou des préférences du client, dérive du projet
- Augmentation des prix, des taux d’intérêt, de la masse salariale
- Difficultés financières chez les partenaires (fournisseurs, sous-traitants)
- Changements technologiques impactant les coûts du projet
- Dépenses imprévues causées par des problèmes de qualité : travaux à refaire, retouches coûteuses, etc.
- Incidents qui entraînent des pertes financières
- etc.
- Ne pas suivre les indicateurs financiers
- Ne pas signaler ou ne pas réagir rapidement à d’éventuels problèmes financiers
Les conséquences :
- Retards, dérives, arrêt des travaux
- Diminution de la marge, perte nette
- Besoin de négocier ou de renégocier des crédits, endettement
- Besoin de réduire la qualité pour réduire les coûts
- Insatisfaction de l’équipe projet
- Insatisfaction du client, perte de clients, mauvaise réputation de l’entreprise
Comment éviter le piège :
- Définir clairement le projet et ses besoins financiers
- Inclure le coût des risques
- Valider le budget avec les différentes parties prenantes
- Bien choisir les fournisseurs et les sous-traitants, négocier les conditions de paiements
- Rationnaliser l’utilisation des ressources
- Contrôler la qualité des travaux et les livrables du projet en continu
- Définir un processus formel pour la gestion des demandes de changements du client
- Suivre les dépenses et les écarts budgétaires
- Réagir en cas de problèmes
3- Les erreurs dans la gestion des ressources humaines
Le piège :
- Négliger les besoins en compétences, ne pas former en amont, sous-estimer la complexité du projet
- Sous-estimer ou surestimer la charge de travail nécessaires
- Négliger la définition des rôles et des responsabilités des différents intervenants
- Ne pas faire confiance aux équipes, ne pas déléguer, mal communiquer
- Ne pas anticiper les risques et les défis liés à la gestion des ressources humaines, y compris chez le client et chez les partenaires :
- Manque de compétences
- Absentéisme et turnover
- Problème de leadership, démotivation, malentendus, conflits, violence
- Ne pas suivre, ne pas évaluer, ne pas réagir en cas de problème
Les conséquences :
- Désorganisation des équipes, perte de contrôle, délais non respectés, dérive du projet
- Recours au heures supplémentaires, à la sous-traitance, augmentation des coûts, dépassement budgétaire
- Multiplication des erreurs, problème de qualité
- Augmentation du stress, dégradation des relations aux travail, absentéisme, risques d’accidents du travail
Comment éviter le piège :
- Suivre le processus de gestion de projet : définir le plan de charge, les personnes, les compétences et leur niveau, les rôles, les responsabilités et les délais à respecter pour chaque intervenant
- Fournir aux équipes les outils, formations et moyens pour réaliser le plan de charge
- Préparer les équipes aux situations à risques, préparer le plan d’action à l’avance : réaffecter en cas de congés maladies, sous-traiter, etc.
- Communiquer régulièrement, expliquer, écouter, comprendre et réagir
- Motiver, valoriser, reconnaitre, récompenser, responsabiliser, accepter de faire confiance, déléguer
- Prévenir les risques au travail, améliorer les conditions de travail
- Suivre la charge de travail des différents intervenants et l’avancement des travaux
- Organiser, réorganiser, réagir en cas de problèmes
Le rôle des outils de suivi de projet
La technologie et l’automatisation jouent un rôle essentiel dans la réussite des projets des organisations.
Ces outils sont particulièrement utiles :
- Ils améliorent la visibilité en gestion de projet
- Ils facilitent la prise de décision basée sur les données
- Ils aident à la réalisation de projets
Un outil de suivi projet efficace permet aux gestionnaires et aux membres de l’équipe de :
- Visualiser le plan projet
- Suivre le calendrier projet
- Suivre l’état d’avancement des tâches
- Suivre les travaux à venir, les échéances et les retards
- Suivre la charge de travail des intervenants
- Suivre les dépenses et le budget
Exemple d’un Rapport de Suivi Projet
Ce rapport permet de suivre les indicateurs clés de l’avancement des projets :
- Taux d’avancement et durée restante des projets
- Échéances et statuts des tâches restantes : en avance, dans les délais, en retard
- Évaluation de la charge de travail des différents intervenants par rapport au plan projet
- Suivi budgétaire des projets
Exemple d’un Calendrier Projets Automatisé
Ce rapport permet de visualiser le plan projet et sa réalisation au fil du temps :
- Chronologie de projet sur quatre semaines
- Planification et suivi des projets, du début à la fin, taux d’avancement, durées restantes et personnes, équipes ou entreprises intervenantes
- Tâches terminées, en cours et à venir
- Tâches en avance, dans les délais, en retard
